Overlegstructuur op 4 sporen — Jaarverslag 2022

We betrekken de verschillende belanghebbenden bij Gentspoort via vier verschillende sporen. Elk spoor heeft een aparte doelgroep en doelstelling. Hieronder volgt een toelichting voor elk spoor.

Spoor 1: Beslissen en sturen

Dit zijn de politieke en/of bestuurlijke verantwoordelijken van De Werkvennootschap, Stad Gent, De Lijn, departement Mobiliteit & Openbare Werken (MOW), Agentschap Wegen en Verkeer (AWV), De Vlaamse Waterweg (DVW), NMBS, Infrabel, Farys, Aquafin en Synductis.

Zij worden via de Stuurgroep betrokken. De Stuurgroep stuurt het proces aan op strategisch niveau, valideert de studieresultaten en formuleert een voorstel van beslissingen aan de Vlaamse Regering. De Stuurgroep komt op geregelde tijdstippen samen, afgestemd op de mijlpalen in het proces en minstens halfjaarlijks.

Spoor 2: Organiseren en uitwerken

Dit spoor bestaat uit twee soorten overleggen:

Het Kernteam

Hierin zitten alle bovengenoemde organisaties vervat, maar dan via hun ambtelijke afvaardiging. Het Kernteam staat in voor de ambtelijke opvolging van het proces, bereidt de stuurgroepen voor, koppelt terug over de overige overlegmomenten en werkdagen enzovoort. Naast de collectieve overlegmomenten vinden er ook bilaterale overlegmomenten met de Kernteamleden plaats.

Ambtelijke werkgroepen

Via ‘Werkdagen’ met alle bovengenoemde organisaties, aangevuld met specifieke deelexpertises van binnen die organisatie (bv. Monumentenzorg, Mobiliteit, enz.). Ook andere actoren zoals Departement Omgeving, Onroerend Erfgoed, de Stadsbouwmeester, ANB, VLM, VMM, … kunnen worden uitgenodigd. Tijdens deze werkdagen worden specifieke topics uitgewerkt en uitgediept (vaak thematisch en/of locatiegebonden).

Via bilaterale en multilaterale overleggen met ambtelijke actoren: waar nodig, op vraag van ofwel Gentspoort ofwel van de betrokken actor. Deze overleggen kunnen puur inhoudelijk van aard zijn, om bijvoorbeeld technische of ruimtelijke details te bespreken. Ze kunnen echter ook breder gaan, om te horen wat de visie is van de organisatie op ofwel Gentspoort, ofwel op bepaalde deelaspecten (bv. ontharding, gebruik van open ruimte, visie op verplaatsingsgedrag te voet, met de fiets, via openbaar vervoer, automobiliteit, …).

Spoor 3: Meedenken en adviseren

Hiervoor werden de mogelijkheden en de verwachtingen verkend in het kader van de stakeholder- en participatieaanpak. Vanuit die verkenning kwam men tot een participatieaanpak die werkt op twee sporen:

een overkoepelend spoor, waarbij op schaal van het volledige project nagedacht wordt over hoe de ambities kunnen worden vertaald in concrete maatregelen en ingrepen, maar ook over de impact en betekenis van het project voor de stad.
een locatiespecifiek spoor, waarbij gericht burgers betrokken worden in de uitwerking van een specifieke locatie/wijk.

Het overkoepelend spoor werd uitgewerkt onder vorm van een denktank (samengesteld uit experten met verschillende achtergronden, zoals bijvoorbeeld ruimtelijk, sociaal, economisch, … en kan zowel buurtbewoners als overige experten bevatten). Deze denktank kan versterkend werken: niet alleen de uitwerking van het project kan worden versterkt, de experten kunnen op termijn als ambassadeurs van en voor het project optreden. De samenstelling wordt bepaald in het voorjaar van 2023.

Het locatiespecifiek spoor werd uitgewerkt onder de vorm van werkateliers met omwonenden en geïmpacteerden van een specifieke plek (bv. zelfstandigen, werknemers, buurtverenigingen, buurtbewoners, ...). Ook dit wordt verder vormgegeven in het voorjaar van 2023.

Spoor 4: Informeren en betrekken

Tijdens de analysefase werden verschillende uitdagingen op het vlak van communicatie en mogelijke communicatierichtingen verkend. In het najaar van 2022 werd de communicatiestrategie bepaald om de brede bevolking te informeren en te betrekken. Vervolgens werd een Werkgroep Communicatie en Participatie opgestart om de verdere aanpak voor communicatie en participatie voor te bereiden en concrete voorstellen uit te werken.

In die Werkgroep zetelen de communicatieverantwoordelijken van de organisaties vertegenwoordigd in het Kernteam en de Stuurgroep. Zo zijn ook op dat vlak de lijnen kort en kan er gezocht worden naar een maximaal versterkende werking. In een later stadium wordt deze aanpak uitgebreid naar intermediairen zoals belangenorganisaties en het georganiseerd middenveld.

De Werkgroep is gestart in februari 2023. De voorstellen die vanuit deze Werkgroep groeien, zullen worden teruggekoppeld met het Kernteam Gentspoort. De algemene voortgang wordt gerapporteerd aan de Stuurgroep Gentspoort.