Stakeholdermanagement
De Werkvennootschap zet in op een doorgedreven stakeholdermanagement. Dat wil zeggen dat we de projecten van onderuit vorm willen geven, met voldoende aandacht voor inspraak en de wensen van eender wie belang heeft bij het project.
Daarvoor doen we beroep op twee interne stakeholdermanagers en een communicatiemanager. Zij sturen verschillende externe stakeholdermanagers aan. Met alle belanghebbenden vormen we een structuur waarbinnen gewerkt kan worden.
“Na een jaar coronacrisis was iedereen in 2021 gewend aan alle digitale tools. Dat liet ons toe om efficiënt te vergaderen en een goed contact te houden met de stakeholders, maar ondertussen groeit toch de nood aan een fysiek weerzien.”
We vertrekken van een afsprakenkader waarin een aantal overeengekomen principes centraal staan. Dat kunnen zaken zijn als ‘vertrouwelijkheid’, ‘transparantie’ en/of ‘veilige ruimte’. Die principes worden samen vormgegeven en zijn dus vanaf het begin gedragen. In werksessies wordt dan echt samen met de belanghebbenden aan het project gewerkt. Rond de tafel zitten vertegenwoordigers van allerhande organisaties, vaak ook met tegenstrijdige belangen. Daarom is het belangrijk dat we vertrekken van een wit blad, om vervolgens gedeelde probleemstellingen en ambities te zoeken. Dat is een goede fundering om richting oplossingen te werken. Zo krijgen onze projecten vorm.
We vinden het belangrijk dat er voor elk project een neutraal aanspreekpunt is waarbij elke belanghebbende terecht kan met vragen, opmerkingen en moeilijkheden. De stakeholdermanagers vervullen deze rol. Ze vormen de brug tussen elke belanghebbende en het projectteam. Een technische stakeholdermanager heeft de technische bagage om de vertaling te kunnen maken van de wensen van een belanghebbende naar een team van technische experten.
In 2020 en 2021 werd deze aanpak op de proef gesteld door de coronacrisis. In 2021 hebben we gemerkt dat onze stakeholders ondertussen gewend waren aan de digitale manier van werken. Efficiënte digitale vergaderingen werden schering en inslag. Er waren zeker ook voordelen aan verbonden, hoorden we van sommige belanghebbenden. Toch groeit na twee jaar coronacrisis de nood aan fysiek weerzien. Wanneer het kan zullen we dus terug fysieke bijeenkomsten organiseren, maar dat een deel van de vergaderingen (deels) digitaal zal blijven doorgaan, dat is zeker.